Visst har du koll på ditt företag aktiebok, det måste du ju annars bryter du mot aktiebolagslagen.
MEN är den verkligen så viktig?
Ja, ditt företags aktiebok är beviset på vem som äger aktierna i dags dato och eftersom detta brukar förändras med tiden så gäller det att ha den uppdaterad, inga andra bevis finns nämligen. Och idag behöver du inte pilla med excel utan det finns flera supersmarta tjänster på nätet som ger dig sjukt många bra fördelar genom att skapa och utveckla din aktiebok på nätet.
När jag började driva egna bolag för snart 10 år sedan så hade jag i början ingen aning om vad en aktiebok var men med tiden så insåg jag värdet och idag har jag de flesta online. Den aktiebokstjänst som jag föredrar heter eAktiebok.se och här är har du mina 10 erfarenheter varför du som entreprenör ska ha din aktiebok online.
#1 du sparar tiotusentals med din aktiebok online
Oftast uppdateras en aktiebok av en revisor, jurist eller en redovisningsbyrå. Och efter varje ägarförändring som en nyemission eller en försäljning så ska aktieboken uppdateras och det är vanligt att detta kan kosta tiotusentals kronor per gång lite beroende på hur mycket aktieboken ska uppdateras. Om du har genomfört en lyckad crowdfunding så har du ofta hundratals nya ägare och detta tar mycket tid i anspråk att uppdatera i din aktiebok.
Om du sköter din aktiebok själv så kan du enkelt spara tiotusentals kronor årligen. Istället för tiotusentals kronor årligen till juristen så betalar jag ca 1.800 kr per år, behöver du fler argument?
Investerarna som har gjort flera investeringar i olika onoterade företag kan få en bra överblick över sina innehav samtidigt som de har uppdaterade ägarlistor och andra bolagshandlingar direkt på nätet.
#2 du vinner enormt mycket tid
Det finns flera tjänster idag på nätet som erbjuder en digital aktiebok och detta innebär att du inte behöver pilla med en excelfil varje gång en ägarförändring sker. Du kan enkelt registrera din aktiebok på nätet genom en av de många digitala tjänsterna och då vinner du mycket tid genom att du enkelt kan ta fram olika underlag till dina aktieägare eftersom allt finns strukturerat. Några av de viktigaste tidsvinsterna är bland annat att du kan enkelt ta fram underlag över aktieägarfördelning och se hur många aktier och andelar varje ägare.
Ge aktieägarna access till er aktiebok, alla transaktioner och möjlighet att själva uppdatera sina kontaktuppgifter så kan du fokusera mer på att bygga bolaget.
#3 skicka hundratals avräkningsnotor
Efter emissioner ska berörda aktieägare få avräkningsnotor på sina investeringar och då är det viktigt att alla får sina individuella underlag till sig och detta kan ibland bli fel, speciellt om det rör sig om många investerare. Oftast skickas dessa idag till ett tiotal med epost och du måste leta upp varje investerares epostadress och skicka korrekt avräkningsnota, bära nu börjar det kosta onödigt med tid. Vid crowdfunding ska ibland hundratals avräkningsnotor skickas ut till alla investerare och här finns det stora risker att det blir fel och detta tar sjukt mycket tid. Med en aktiebok på nätet kan du ofta skicka ut avräkningsnotor automatiskt till alla investerare så fort emissionen är registrerad i systemet och distributionen tar dig knappt en sekund och du garanteras att rätt investerare får sitt underlag.
#4 Ge aktieägarna realtidsaccess till aktieboken
Som du säkert vet så är det lag på att ha en uppdaterad aktiebok och ansvaret en styrelsens. Aktieägarna i företaget brukar ofta vilja ha en uppdaterad aktiebok i sina ägor och dessa distribueras oftast via epost. Om du har din aktiebok på nätet så kan du bjuda in dina aktieägare och då får de tillgång till aktieboken digitals och har alltid access till den senaste versionen. Med denna smarta lösning så kvalitetssäkrar du då alla har tillgång till rätt aktiebok och dessutom kan följa alla transaktioner, både historisk och löpande.
#5 en digital aktiebok förenklar bolagsstämman
Vid bolagsstämmor så kan du enkelt beräkna röstlängd genom att bocka av närvarande och med tanke på att du har alla ägare sparade i systemet och med data från bolagets aktiebok så beräknas närvarande röstlängd automatiskt, du slipper helt enkelt räkna ihop detta manuellt och vara rädd för att det inte stämmer samt att underlaget skriver du enkelt ut och bifogar som bilaga till stämmoprotokollet.
#6 du slipper uppdatera ägarnas uppgifter
När jag har mina aktieböcker på nätet så får jag också tillgång till många andra smarta funktioner som underlättar vid styrelsemöten och bolagsstämmor. En enkel rutins som du slipper framöver är när alla ägare får ett eget konto och kan uppdatera sina egna kontaktuppgifter, då slipper du helt enkelt fundera på om du har uppdaterat dina kontaktuppgifter på ägare som hört av sig med ändringar.
I eAktiebok.se kan du ladda upp mängder av olika bolagshandlingar och sedan ge tillfällig access, kan vara smart att ge till både revisor och potentiella investerare.
#7 snabbare uträkning av pro rata vid emission
När du genomför emissioner så kan du enkelt få fram respektive pro rata andelar baserat på det uppgifter som finns sparat i din digitala aktiebok och du behöver aldrig lägga tid på att beräkna detta manuellt, riktigt smart!
#8 förberett för revisorn & nya INVESTERARE
En smart lösning som eAktiebok har är att du kan ge tillfällig access till aktieboken och de bolagsdokument som du har sparat inne på ditt konto. Där finns flera potentiella intressenter som du kan behöva ge detta till bland annat revisor vid årsbokslut eller potentiella investerare som vill granska era bolagsdokument innan en investering. Du bestämmer vem som ska bjudas in och även hur länge accessen ska vara öppen.
Du som entreprenör kan enkelt skicka in kontrolluppgifter till Skatteverket som ger investerarna skatteavdrag.
#9 KALLELSE TILL STÄMMAN MÅSTE FRAM i tid
En kallelse till bolagsstämma måste göras senast 14 dagar innan, oavsett om det är en ordinarie bolagsstämma eller en extrastämma. Ibland kan en kallelse vara mer akut och man har tidsbrist av olika skäl, exempelvis en påträngande likviditetsbrist och man vill därför driva igenom en nyemission så snart som möjligt. Vid en kallelse till en bolagsstämma måste alla aktieägare bli kallade för att den ska vara behörigen sammankallad. Om detta inte är fallet så kan aktieägarna ogiltigförklara bolagsstämman och därför är det extra viktigt att veta om varje ägare har fått kallelsen eller inte. Med en digital tjänst så kan du både kalla till stämma och vissa fall även se om de har öppnat kallelsen. När du kallar via en digital tjänst där aktieägarna själva ansvarar för att uppdatera sina kontaktuppgifter så ökar du säkerheten i att kallelsen sker enligt konstens alla regler.
#10 underlag för investeraravdrag åt ägarna
Vissa aktiebokstjänster erbjuder underlag till investeraravdrag för bolag som har den möjligheten. Du som entreprenör kan då enkelt skicka in kontrolluppgifter till Skatteverket innan den 31:e januari vilket ger möjlighet till skatteavdrag för dina aktieägare.